Поддельный счёт может выглядеть как обычный документ действующего поставщика. В нём сохраняются логотип, сумма и описание работ, но меняются реквизиты. Проверка оформления PDF не решает проблему: важнее контролировать источник изменения платёжных данных.
Отделите счёт от изменения реквизитов
Установите правило: новые реквизиты нельзя принимать только из письма с просьбой оплатить. Их подтверждает уполномоченный представитель контрагента по ранее известному контакту или через согласованный документооборот. Номер телефона в новом счёте не подходит для независимой проверки.
Как организовать проверку
- Сопоставить получателя с договором и карточкой контрагента.
- Проверить отличие реквизитов от ранее согласованных.
- Подтвердить изменение независимо от исходного сообщения.
- Разделить внесение новых реквизитов и разрешение платежа.
- Сохранить подтверждение и сведения о согласовавших.
Для небольшой компании разделение может означать участие владельца и бухгалтера. Сложная система согласований не обязательна, но один человек не должен незаметно менять данные и сразу проводить нестандартную оплату без контроля.
Зафиксируйте проверку в рабочем процессе
В карточке контрагента полезно хранить дату последнего подтверждения реквизитов и ответственного, а не только скан счёта. При замене сотрудника эти сведения должны оставаться у компании. Если подтверждение не получено, используйте согласованный порядок задержки операции вместо неформального решения «оплатить сейчас, разобраться потом».
Почему проверка адреса письма недостаточна
Мошенник может использовать захваченный ящик партнёра и продолжить настоящую цепочку обсуждения. Даже успешные SPF и DKIM не гарантируют, что поручение выдал уполномоченный сотрудник. Срочность и ссылка на недоступность руководителя не отменяют процедуру.
Если деньги уже отправлены
Немедленно обратитесь в банк по официальному каналу, сообщите о подозрении на мошенничество и следуйте процедуре банка. Сохраните документы и переписку, уведомите руководство и настоящего контрагента. Возможность возврата зависит от обстоятельств; обещать её нельзя.
После этого проверьте, откуда получены ложные реквизиты: из поддельного домена, взломанной почты или внутреннего изменения. От причины зависит, какие аккаунты и другие платежи следует проверить дополнительно.
